Automazione dei processi aziendali in fiera

• La lead generation in fiera
• Automazione in fiera: alla conquista dei dati
• Vantaggi dell'automazione dei processi, nelle fiere
• Una fiera ottimizzata: prima, durante e dopo!
  • Prima della fiera: arrivare con lo spirito giusto
  • Durante la fiera: accrescere il proprio sapere
  • Dopo la fiera: è il momento di rimanere in contatto (nurturing)
• Attenzione: il catalogo non è un regalo!
• Automatizziamo la prossima fiera?

 

Chiunque lavori in un'azienda che partecipa alle fiere nazionali e internazionali, pensando alla parola "fiera" sarà pervaso da un brivido di terrore misto a sconforto. Perché? Perché le fiere sono eventi che richiedono moltissime risorse, ma non sempre promettono di restituire un risultato soddisfacente.

Mettere in piedi un fiera è uno sforzo incredibile, non solo dal punto di vista logistico e progettuale, ma anche dal punto di vista del coordinamento delle persone che vi prenderanno parte, e dal punto di vista della comunicazione, che va preparata e utilizzata in modo (si spera) efficace.

Oltre a questo, però, c'è qualcosa che accomuna tutte le fiere, non solo nello spazio (in Italia o all'estero), ma anche nel tempo (quelle del passato, quelle del presente e probabilmente quelle del futuro): non sono mai cambiate. Le fiere sono, da sempre, sostanzialmente la stessa, identica cosa.

Oltre a descrivere la stessa fatica nell'organizzare le fiere, infatti, migliaia di aziende descrivevano anche lo stesso output, sempre: spese ingenti, migliaia di nominativi raccolti dei quali, però, solo una piccola parte viene lavorata, mentre il resto è perduto per sempre...inutilizzato, nonostante l'immane fatica fatta per raccogliere ognuno di quei contatti.

Proprio da questo è nata l'esigenza di cambiare radicalmente il modo di fare le fiere e, qui in Naxa, il nostro team ha sviluppato un prodotto che si propone di aiutare le aziende a "digitalizzare" le fiere, per andare ad ottimizzare proprio quei processi di raccolta di lead e di conversione degli utenti.

La lead generation in fiera

Durante le fiere, il processo di acquisizione segue un pattern di questo tipo:

1. Si incontrano tantissime persone.
2. Si parla con tante persone.
3. Si fissa un appuntamento con alcune persone.
4. Si convertono in clienti poche...pochissime persone!

E, molto spesso, non si ha una strategia per intervenire su tutte quelle persone che, lungo questo funnel, si sono "perse per strada".

Proprio su questi contatti "incrociati" e mai convertiti Naxa lavora, con un sistema che accompagna prima, durante e dopo l'evento, grazie ad una strategia multi-canale che integra strumenti di sales / marketing tradizionali e digitali.

 

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Automazione in fiera: alla conquista dei dati

Le fiere sono cambiate, digitalizzandosi in modo da rispondere alle esigenze di un mondo ormai iper-connesso. Ignorare questo fatto significa non comprendere in che direzione sta andando il mercato e, soprattutto, significa decidere di non sfruttare le tante opportunità che il digital può offrire, anche in situazioni "ibride", ovvero caratterizzate da un incontro tra digitalizzazione e attività prettamente analogiche, quali le fiere di settore sono sempre state, perché fatte di incontri, strette di mano, scambi di idee e contrattazioni su prodotti ed offerte economiche...

Le aziende che partecipano oggi agli eventi di settore possono beneficiare di innovazioni tecnologiche importanti, studiate per rendere il flusso di visitatori più rapido. Un esempio è rappresentato dall'impiego dei QR Code che registrano l'ingresso ai vari stand grazie a lettori dedicati. Il tutto, a beneficio del monitoraggio delle diverse attività e di un'immensa mole di dati raccolti, relativi ai visitatori e agli espositori.

Tuttavia, i dati così generati, raccolti, scambiati… rimangono di proprietà dell'organizzatore delle kermesse, e non delle imprese! Però, proprio per queste ultime è importantissimo, anzi fondamentale, raccogliere informazioni utili su lead, visitatori, clienti, così da poterle utilizzare anche successivamente.

Vantaggi dell'automazione dei processi, nelle fiere

Tra le ragioni per le quali un'azienda dovrebbe automatizzare i processi aziendali in fiera, vale la pena soffermarsi sui seguenti:

1. Aumento del numero di lead generati: migliore è la gestione dei processi e dei dati, migliore è l'esperienza offerta all'utente e, quindi, più alta è la probabilità di ottenere lead (e, poi, che questi si convertano in contatti interessati e, magari, in clienti).
2. Ampliamento del proprio database: sistematizzando e automatizzando i processi non si corre più il rischio di "perdersi" i contatti delle persone incontrate in fiera. In questo modo si arricchisce il database aziendale con nuovi lead e con preziose informazioni che li riguardano. Questo aiuta a coltivare rapporti commerciali (nel rispetto dei nuovi scenari di privacy che si sono delineati a partire dal GDPR).
3. Ottimizzazione delle comunicazioni sales & marketing: grazie a tutta una serie di possibilità offerte dalle tecnologie esistenti (email automatizzate, reminder commerciali, comunicazioni personalizzate e fortemente mirate, perché basate sui dati raccolti in precedenza).

 

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Una fiera ottimizzata: prima, durante e dopo!

Al fine di ottimizzare i processi di lead generation e lavorazione dei contatti raccolti, abbiamo sviluppato un processo in tre fasi, che copre tutti e tre i momenti nei quali si sviluppa una fiera: il prima, il durante e il dopo. In ognuno di questi tre momenti si possono compiere specifiche azioni, finalizzate alla ottimizzazione della propria presenza in fiera, con un conseguente miglioramento dei risultati che l'evento può portare all'azienda.

Questi tre momenti sono tutti costruiti tenendo in mente la cosa più importante: il lead. È proprio questo l'aspetto che fa da collante tra i tre momenti e costituisce il fulcro attorno al quale ruotano tutte le attività da svolgersi.

Qui di seguito offriamo una schematizzazione dei tre momenti, fornendo per ognuno le attività che suggeriamo di svolgere per ottenere il massimo da ogni momento della fiera.

Prima della fiera: arrivare con lo spirito giusto

In questa fase bisogna cercare di preparare il mood dei miei lead. Come? Grazie alla diffusione, sui propri canali, di messaggi che indichino la presenza dell'azienda in fiera, che segnalino lo stand, i prodotti che saranno presentati, le modalità per fissare un appuntamento.

Per quanto concerne contatti presi direttamente con i lead, è bene schedulare appuntamenti chiari e organizzati, predisponendo le agende dei sales in modo che possano dedicare ad ogni lead tutto il tempo che serve. Per capire quanto tempo dedicare ad un lead è molto utile studiarli tutti, conoscerli, e capire chi di loro è più promettente. In questo modo i sales potranno impegnare il loro tempo in modo più consapevole (e, anche, più proficuo).

Durante la fiera: accrescere il proprio sapere

Il lavoro degli agenti è stato ottimizzato nella prima fase, ora hanno a disposizione strumenti che migliorano tantissimo le loro opportunità. Tuttavia, il momento della fiera può essere utile per arricchire il proprio database, raccogliendo ulteriori informazioni sui lead e collezionando dati che potranno tornare utili in futuro.

Raccogliere informazioni sui lead, come i loro pain point, le preferenze e le necessità, apre la strada a una serie di iniziative che inizieranno dopo la fiera.

Dopo la fiera: è il momento di rimanere in contatto (nurturing)

L’interazione personalizzata durante l’evento dovrebbe essere sempre seguita da interazioni e azioni di nurturing personalizzate anche dopo l’evento.

Tutti i lead, i clienti e i prospect i cui dati sono stati raccolti e digitalizzati allo stand possono ora essere coinvolti con contenuti e azioni dedicate.

Qui entra in gioco l’Automation, di cui facciamo qualche esempio:

1. E-mail di ringraziamento.
2. Qualche giorno dopo: newsletter verticalizzata su particolari segmenti di utenti, che include anche un invito all’azione (in questo modo, si mantiene viva l’attenzione dei contatti raccolti durante l’evento, creando un rapporto di fiducia nel tempo). Ad esempio, si potrebbero inviare:
   1. una mail di follow-up che ringrazia i partecipanti per il loro interesse e che li invita a scaricare una brochure o a visitare il sito web per ulteriori informazioni.
   2. In seguito, una newsletter che approfondisce ulteriormente il tema trattato durante l’evento e che offre contenuti rilevanti per il business dell’utente.
3. L’automazione dei processi è utile anche per gestire i lead che non hanno ancora compiuto l’azione desiderata, per esempio, quelli che non hanno scaricato la brochure. In questo caso, si può inviare un’altra mail che li invita a compiere l’azione che hanno precedentemente ignorato o a partecipare ad un’altra iniziativa.

Attenzione: il catalogo non è un regalo!

Ci sembra doveroso inserire questo paragrafo, perché si potrebbe ritenere ragionevole, a seguito di una fiera, l'invio del proprio catalogo aziendale ai vari lead. Ora, il catalogo è sicuramente qualcosa di utile e, magari, anche di gradito...ma non è quel "qualcosa” che fa scattare un sincero interesse nel lead, portandolo un po' più vicino alla fatidica "conversion".

Il nostro consiglio è quello di inviare qualcosa di realmente utile. Un info-prodotto, un tool, uno strumento digitale capace di risolvere realmente un problema del nostro lead. Qualcosa che sia utile e che fissi, nella mente del lead, a livello razionale e irrazionale, il fatto che il nostro brand lo ha aiutato concretamente, con qualcosa di più di un "semplice" elenco dei prodotti e dei servizi. Immaginate di inviare ai lead un gadget. Ma un gadget digitale (tracciabile, utile a raccogliere dati anche per voi) e, soprattutto, utile!

Immaginate di inviare un gadget che avreste piacere di ricevere voi per primi. Non qualcosa che finirà in un cassetto, dimenticato, ma qualcosa che cambierà, anche poco, la routine del vostro lead, ricordandogli costantemente che siete stati voi a risolvere quel problema. Questo è nurturing. Questo è sapersi giocare un gadget in modo interessante. Questo è uso del digital in modo intelligente.

Automatizziamo la prossima fiera?

L'automazione dei processi aziendali in fiera è un approccio vincente per massimizzare le performance, sviluppare relazioni con i prospect, arricchire il database e raccogliere dati preziosi.

Grazie alla digitalizzazione delle fiere, è possibile acquisire e lavorare sui dati in modo più efficiente, generando un maggior numero di lead e ampliando il proprio database aziendale.

Naxa ha sviluppato un sistema che accompagna prima, durante e dopo l'evento, grazie ad una strategia multi-canale che integra strumenti di sales / marketing tradizionali e digitali.

Se vuoi saperne di più sull'automazione della lead generation in fiera e scoprire come può aiutare la tua azienda, contattaci.

 

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